Better Gmail 2

Para todos los usuarios de Gmail (incluyendo a los de Google Apps), hay disponibles varios tweaks que mejoran la experiencia de uso.

Una "compilación" presentada como un complemento de Firefox es Better Gmail 2, que una vez instalado hace disponibles de inmediatos interesantes características, tales como:

a. Resaltado del movimiento del mouse al moverse entre los mensajes

b. Visualización inmediata del tipo de adjunto, en lugar del horrible clip que tiene la versión por defecto

c. Posibilidad de "subcarpetas" o "subetiquetas" (ideal para los que extrañan Outlook) -no es mi caso-.
Más info y link para bajar acá.

Oficina Sin Papel

No es sólo por cariño a los árboles que la opción paperless es necesaria: orden, más espacio utilizable en la oficina y el estudio (pensemos cuanto sale el m2 de "archivos" que casi nunca veremos), y una natural complementariedad con la oficina más virtual y en "las nubes" posible son argumentos de peso a la hora de reducir la costumbre de imprimir cuanto nos llega al mail o vemos en internet.

Scan, guardar en .pdf, y acostumbrarse a una manera de trabajar diferente pero que sin dudas es más eficiente. La posibilidad, por ejemplo, de acceder desde la distancia un .pdf, marcarlo y anotarlo a gusto, guardarlo en nuestro "almacén virtual", retomarlo desde cualquier lado, etc. etc.

Se necesitan inversiones mínimas (buenos monitores y scanner), y adaptar procesos internos para que el uso de toner y resmas de papel disminuya sustancialmente.

Hace ya algunos años que es esa la manera de trabajar y hacer research que utilizo, y es muy recomendable. Les dejo dos entradas con tips y opiniones sobre el tema (uno - dos).

¿Prohibir o No Prohibir? Facebook, MSN y Similares

Nada raro es pasar por un espacio de trabajo, y que el monitor nos muestre la pantalla de Facebook, un diálogo de MSN, o ambas.

Mirándolo desde la perspectiva del "dueño", ciertamente podría juzgarse que se trata de una actividad no productiva, y prohibir el uso de esas "distracciones", y ya que estamos restringir páginas web que no sean pertinentes.

Claro, para ello podemos apoyarnos en los estudios que dicen que se pierden millones y millones por el "webeo" en sus diferentes variantes, aunque todos esos trabajos tienen un defecto común: suponen que el tiempo distraído será 100% asignado a tareas productivas.

Por otro lado, es necesario considerar potenciales efectos de las "restricciones", considerando el perfil actual más abierto de las organizaciones y la contradicción que implicaría un régimen de vigilancia o prohibición. También, que existen otros mecanismos "evasivos" (SMS, smart phones, etc.) que son difíciles, sino imposibles, de controlar.

En ese marco, prohibir no parece ser el mejor mecanismo, ni seguramente el más efectivo. Es necesario equilibrar el uso de esas herramientas, con las tareas cotidianas y objetivos del empleado.

Desde el punto de vista legal, no está de más recordar que es importante "reglas claras y escritas" respecto de las políticas en estos puntos, si se pretende ante excesos no corregidos ni corregibles tomar decisiones disciplinarias.

En conclusión, la prohibición absoluta no sólo tiene problemas de enforcement sino también efectos secundarios que pueden afectar la productividad. Es casi imposible suponer, particularmente para las generaciones más jóvenes, que un "aislamiento tecnológico" absoluto sea viable. Concientizar en los objetivos comunes y tareas es el camino adecuado en estos casos.