El otro día calculaba cuántos mails recibo por día "por todo concepto", y aun restando los días de menos actividad, ello sumaba un promedio de 1.500 mensajes mensuales. 18.000 anuales si se prefiere.
Hoy ya no es un problema de espacio (el almacenamiento es muy barato, y de hecho tengo en mi Gmail 25 GB y rara vez he pasado el 20% de esa capacidad). El tema es básicamente organización eficiente del trabajo y la faz personal que el mail involucra, y no tener la sensación de "se me pasan cosas" o "no resuelvo temas" por la acumulación de correos.
Mi análisis mostraba, además, que una buena parte de los mensajes acumulados eran no leídos (varios miles realmente), lo que planteaba la cuestión de para qué estaban almacenados.
Una buena parte, asimismo era lo que podía considerarse spam, o el residuo de "suscripciones" que alguna vez consideré importante y más tarde no.
En materia de organización de correo, existen dos extremos: aquéllos que borran todo lo que reciben después de su lectura, o aquéllos que -como las señoras mayores- guardan todo "por si acaso". Y en el medio, la mayoría de los mortales.
La primera opción, por cierto, no sólo tiene ribetes de responsabilidad profesional, sino que compromete un ejercicio eficiente de la actividad del abogado, que en definitiva muchas veces tiene que "mirar para atrás" para reconstruir hechos.
La otra, es una invitación para que -en el medio de decenas de mails-, algo importante se quede sin su debida atención, y con la sensación permanente de que se reciben "demasiados" mails.
Siempre he tenido algún grado de organización en mi correo electrónico, que desde hace tiempo acumula el dominio .pyla.com.ar con mi cuenta de Gmail personal (y alguna otra que no uso nunca, pero eventualmente recibe mensajes), pero en los últimos días revisé procedimientos y organización, y el resultado es lo que quiero compartir. No como el único camino posible, de hecho basta googlear un poco para encontrarse con muchas sugerencias de organización. Aquí lo importante es tomar al menos una de las posibles, no vaya a ser cosa que se termine como el proverbial Asno de Buridán.
Así, mis "reglas":
a. Carpetas o el equivalente de Gmail -etiquetas- para: clientes y abogados del estudio, que incluso pueden ser compartidas (esto es, un mensaje tener más de una etiqueta en el caso de Gmail).
b. Crear reglas que incorporen automáticamente los mails a las carpetas o etiquetas correspondientes, y sobre todo, que eliminen aquellos correos que ya no nos interesan (típico caso de viejas suscripciones a listas o temas que dejaron de ser relevantes)
c. Nunca borrar mensajes asignados a carpetas de clientes, no importa cuan antiguos sean. Como dije, el almacenamiento es muy barato para arriesgar la pérdida de algún mensaje que puede resultar importante.
d. Crear reglas de asignación de manera permanente, por ejemplo cuando se recibe un correo de un remitente que queremos bloquear porque ya no nos interesa.
e. Revisar que la casilla de spam no esté filtrando mensajes que nos interesan, y incorporar como remitentes seguros a los que no queremos que vayan nunca a spam.
f. Para mails generales y coyunturales (noticias del días, por ejemplo), leer y borrar en el momento.
No sé si será justicia, pero si será orden...
2 comentarios:
Hace unos meses tuvimos una capacitación en el trabajo sobre time management, y uno de los puntos al que se le dió mayor relevancia fue sobre "las mejores prácticas" de organización del correo.
Lo que recuerdo: 1 - No dejar nada en el inbox. Siempre ordenarlo en su carpeta (preferiblemente en un .pst), o eliminar.
2 - Si la respuesta del mail demora más de 2 minutos, dado que requiere algún tipo de análisis, validación de info, etc, entonces crear una Tarea en outlook, y realizar el seguimiento desde ahí.
Lo primero lo venía haciendo; lo segundo lo intenté y no resultó.
El orden en carpetas secundarias, hay que verlo bien para el seguimiento desde el cel, que típicamente muestra el Inbox. A mi me da la impresión que arrastrar simplemente es como poner la basura debajo de la alfombra :)
En cuanto a lo otro, un poco denso lo de una tarea por mail, quizá una marca de seguimiento fuera suficiente no?
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