sábado, 9 de mayo de 2009

Google Apps, ¿Primer Paso hacia la Nube?

Resulta cada vez más frecuente encontrar referencias al cambio de paradigma tecnológico que implica la concepción del software no como un producto (que se compra bajo licencia y se administra localmente), sino como un servicio, administrado por terceros, y utilizado mediante internet. Es lo que se llama cloud computing, o más sencillamente, "la nube" en nuestro idioma.
Una de las experiencias más interesantes y accesibles en este terreno está constituido por el desarrollo de Google para empresas o equipos de trabajo, denominada Google Apps, que en su versión Premier incorpora:

a. Correo electrónico corporativo (con nuestro dominio pyla.com.ar) bajo la interfaz familiar para los que usan Gmail, con 25 GB de almacenamiento.
b. Chat y llamadas de voz, con funcionalidades análogas a los diferentes "messengers", mediante Google Talk.
c. Función de Calendario, optimizada para grupos de trabajo y calendarios compartidos, mediante Google Calendar.
d. Página de Inicio, una especie de portal de uso opcional con una vista general de las aplicaciones de Google Apps, cuadro de búsqueda de Google y la personalización que se elija.
e. Almacenamiento de documentos de trabajo en internet, con posibilidades de edición de documentos en los formatos más usuales, mediante Google Docs.
f. Creación y edición de sitios web no muy complejos, mediante Google Sites.
g. Compatibilidad e integración con dispositivos móviles con acceso a Internet, como Blackberry y otros smartphones.

Adoptamos para Paolantonio & Legón Abogados esta solución hace aproximadamente 4 meses, como parte de algunos cambios en IT que haríamos para la mudanza de oficinas.

Una descripción más detallada de Google Apps la pueden ver en el mini sitio que armé para la implementación interna, pero más que esos detalles me parece importante transmitirles la experiencia de usuario durante este período:

Sigamos el orden de la lista previa:

a. Correo: reemplazamos totalmente Outlook y Exchange como correo por la versión corporativa de Gmail. Para los usuarios de Outlook, el mayor problema es que no se tiene acceso al sistema de carpetas propio de esa aplicación, sino al sistema de etiquetas, que no todos prefieren (no me incluyo, nunca fui un fan de Outlook). Fuera de eso, las ventajas notables: acceso a todo el correo corporativo desde cualquier dispositivo con acceso a internet (hay una beta para usar el correo offline, búsqueda sencilla al estilo Google del correo, y 25 GB de almacenamiento. Como el Gmail común, se pueden subir a la cuenta otras cuentas de correo bajo la misma interfaz.
b. Chat y Llamadas de Voz: es una aplicación sencilla y hasta rudimentaria si se usa el módulo propio de Gmail. Nunca lo consideré una aplicación crítica para el abogado, y aquellos quieren un sucedáneo de Skype no lo encontrarán aquí. Al menos por ahora.
c. Calendario: nada innovador aquí, cumple su función, permite calendarios compartidos y acceso remoto directamente desde Gmail.
d. Página de Inicio: es una alternativa más para el usuario individual y sus preferencias pueden verse bien reflejadas con los gadgets que se pueden agregar, incluyendo ventanas para calendario, correo y diferentes fuentes de información que se quieran agregar.
e. Google Docs: el "Office" de Google, que también tiene un beta para trabajar offline, no compara con algunas funcionalidades muy importantes para el abogado, especialmente en la parte de procesador de textos. Pero si no se tiene acceso a MS Office o no se tiene un presupuesto para un servidor, Google Docs no hace un mal trabajo como alternativa de almacenamiento y sharing de archivos.
f. Google Sites, una pequeña maravilla para armar sitios internos y compartir información, herramientas de capacitación con posibilidad de colaboración (abiertos o no a terceros fuera de la organización). No permite diseños espectaculares ni el reemplazo de la web corporativa, pero sin necesidad de conocimientos de HTML u otro lenguaje, se pueden crear sitios web como el que les referí antes. Lo uso también para cursos en la Facultad, acá un ejemplo.
g. Acceso de dispositivos móviles. Excelente alternativa para la mayoría de los dispositivos del mercado, sean Blackberry, Smartphones o hasta humildes celulares con acceso a internet. Las aplicaciones móviles de Google Apps son muy recomendables.

En conclusión, a un costo accesible de U$S 50 por usuario/año, un conjunto de herramientas muy útiles para el abogado, que si todavía no reemplazan las aplicaciones tradicionales en sus usos más intensivos, vale igualmente la pena implementar (tarea para la cual, por otro lado, no se requieren conocimientos técnicos sino sólo prestar un poco de atención a las alternativas de configuración y administración de los servicios).

1 comentario:

marckpy dijo...

En búsqueda de conocer experiencias de usuarios me encontré con su blog.
Excelente.

Sólo valdría aclarar a sus colegas que recién a partir de 50 usuarios google cobra los 50$ por usuario. por supuesto, dejandole con un poco de limitaciones como son 7gb de cuenta de correo a diferencia de los 25gb que usted dispone en la cuenta google apps premier.

Mis saludos!

Marcelo Almada
Paraguay