sábado, 13 de diciembre de 2008

El Abogado Móvil, Parte I: Blackberry y Dispositivos Similares

Aunque, al menos en el ámbito de los abogados corporate, estamos todavía lejos de prescindir de la infraestructura tradicional de la oficina de buena ubicación y nivel (por más tech que me considere no participaría en un beauty contest ni intentaría habitualmente reunirme con clientes en Café Martínez o lugares similares), estamos más cerca de poder efectivamente trabajar desde donde nos parezca más adecuado o cómodo, con herramientas accesibles y eficientes para tener una "sucursal virtual" del estudio.
En esta primera entrada, revisaré un topic tratado hace un tiempo en Abogados Corporate. Pasó más de un año y medio desde esa entrada, que términos de tecnología es mucho.
Veamos las alternativas básicas de la que se dispone hoy para uso profesional:
a. Blackberry
b. iPAQ - Treo y otros "teléfonos inteligentes" que operen con Windows Mobile.
c. Celulares convencionales con funciones de mensajería y acceso a internet.
No sólo hoy la convergencia de funciones en un único aparato es ya clara, sino que resulta muy difícil de distinguir las diferencias reales entre equipos que tienen, básicamente, funciones compartidas.
Si, al tiempo de la entrada original (marzo de 2007) tenía algunas dudas acerca de Blackberry por sus dificultades para trabajar con documentos de entorno Office, esa ha desaparecido con el desarrollo de Documents To Go para Blackberry, que permite una cómoda lectura y edición de documentos de Office e incluso en la versión Premium, PDF (lectura sin edición).
Ello, sumado a la insuperable confiabilidad del servicio de correo electrónico nativo de RIM, hace que las prestaciones de las otras plataformas sean menos preferibles para el uso profesional más eficiente. Ciertamente, existen smartphones con prestaciones mejores en otros aspectos (fotografía y multimedia, diseño innovador), pero sin la sencillez de implementación y la seguridad que ofrece Blackberry para correo electrónico, que es la funcionalidad más crítica para el abogado.
De todos modos, siempre hay espacio para otros gustos, y pueden encontrar interesante la revisión sobre las alternativas existentes que se publica en PC Magazine de diciembre de 2008.
En costos, por otra parte, no se encuentran diferencias en equipos de última generación, y existen escalas bien definidas para segmentos inferiores, donde tampoco se hallará la "ganga".
Sin embargo, el costo de uso, sigue siendo notablemente más barato en la plataforma de Blackberry, donde los abonos planos que incluyen acceso a internet ilimitado, salen aproximadamente la mitad de los de servicios de datos de telefonía celular tradicional. Eso, pensando en el servicio de Blackberry Profesional y no en el de BES que utiliza un servidor propio de correo en el estudio, que es una alternativa que no es la más apta salvo que se requieran especiales recaudos de configuración y se tengan muchos usuarios.
En conclusión, mantengo mi preferencia por Blackberry como plataforma profesional para el abogado, sin desconocer otras ventajas "no profesionales" que tiene productos como el IPhone, o el Nokia N 95 y productos similares

domingo, 7 de diciembre de 2008

Binders Digitales con Adobe Acrobat


Pocas cosas más agradables en la vida del corporate lawyer que un closing en donde todo ocurrió según lo previsto (o al menos lo imprevisto se solucionó). Llega entonces el momento de ordenar papeles, archivos y -si se tomó la responsabilidad de la transacción o se tiene acceso a los files relevantes, preparar el binder de la transacción.
Razones de costos, preocupaciones por el medio ambiente, y el reconocimiento de que el formato digital es superior al papel en muchos casos (por ejemplo, para buscar frases o palabras), hacen que las "biblias" que predominaron hasta hace unos años, sean menos frecuentes en la actualidad.
Para su reemplazo, Adobe Acrobat (la versión completa, no sólo el reader), nos presenta una herramienta interesante para la preparación del binder digital.
Su utilización es sencilla, se debe crear un archivo pdf desde múltiples archivos (convirtiendo previamente a pdf cualquier documento en otro formato), lo que se ve en la primera imagen de la entrada, y ordenar los documentos según sea conveniente.
Luego se selecciona la opción de package, lo que asegura que cada documento se tratará por separado al combinarse.

Idealmente, el primer documento del paquete será el coverque hayamos preparado para el binder.
Luego de salvar el archivo, se pueden editar los nombres de cada archivo para darle el toque final:

De este modo, el documento permite la navegación entre cada sección o documento interno con un click, lo que puede complementarse con la incorporación de un índice con hipervínculos a cada una de las secciones o documentos internos.
El toque final: preparación de un CD personalizado para la transacción, o un pendrive con ese contenido. Si no se requiere tanto, una simple distribución por mail será suficiente.
Los árboles, y los espacios de archivo, agradecidos.

sábado, 1 de noviembre de 2008

Netbooks, Solución Ideal

Los abogados y las notebooks tradicionales tienen una larga historia. De hecho, el abogado ha sido uno de los usuarios naturales de la "PC Móvil" desde sus primeras apariciones.
Claro que no todos han podido acceder a los modelos iniciales, con precios de entre U$ 2.000 y 3.000 para un modelo no muy sofisticado en los primeros años de su aparición. A medida en que se mejoraron los costos de producción, los modelos se hicieron más accesibles, y con más prestaciones y potencia (ciertamente, largamente en exceso de lo que necesita el abogado, y el usuario típico de PC).
Por otro lado, a pesar de que la profesión legal puede tener una movilidad intrínseca, es cierto que el traslado de la notebook, con su maletín y cargador (sólo por nombrar los elementos básicos que suelen llevarse), terminaba siendo una "pesada carga", aun en los modelos livianos, rondando los 4 kilos (que no es poco luego de uno minutos, como muchos podrán atestiguar). Y la flexibilidad en este punto no era mucho tampoco, con una duración típicamente de 3 hs., la batería no daba mayor margen para viajar "liviano".
Existían modelos con mejores características, pero precios en Argentina notablemente elevados, parecidos a los de las primeras notebooks de la pasada década.
Pocos meses atrás, mirando inicialmente el mercado educativo y escolar, ingresan al mercado las netbooks, equipos menos potentes que los existentes, pero más que suficientes para una utilización de Office, y navegación por internet. Los primeros modelos presentaban inconvenientes de teclados muy incómodos, baja definición de pantalla, y ausencia de disco rígido, pero ello cambió pronto.
Apoyados principalmente en la eficiencia de los procesadores Intel Atom, a partir de mediados de este año se empiezan a ver modelos de diferentes marcas, con configuraciones que generalmente proponen, en sus versiones más completas:
* Memoria Ram de 1 GB, expandible a 2 GB
* Sistema Operativo Windows XP (se puede usar Vista, pero no tiene mayor sentido forzar los recursos del sistema)
* Procesadores Intel Atom 1.6 Ghz
* Disco Rígido de 80 a 160 GB
* Pantalla WS 10", con Acelerador Gráfico de Intel 950
* Cámara Web, Micrófono y Parlantes Incorporados
* Batería con hasta 7 horas de duración
* 3 Puertos USB
* WiFi y RJ45 para red e internet
* Peso de aprox. 1,2 Kg (con batería)
Este segmento, liderado inicialmente por Asus y sus EeePC, y acompañado por MSI y sus Wind netbooks, ha visto también la entrada de Lenovo y HP, asegurando así una interesante competencia en la que el consumidor es el beneficiado.
Yo estoy usando hace un par de meses una Asus 1000, con la misma comodidad que una notebook para las aplicaciones de Office, Acrobat Professional y navegación, incluso para presentaciones en conferencias o clases ya que tiene una salida para monitor externo. No tienen lectoras de DVD/CD internas, pero rara vez eso es un inconveniente teniendo los puertos USB y los ubicuos pendrives.
Para el final, quizá de lo mejor: un precio en Argentina rondando los U$ 700, y en EE.UU. alrededor de U$ 500.

sábado, 4 de octubre de 2008

El Secreto Mejor Guardado de Office: OneNote

El ranking tradicional de "usabilidad" de los programas de Microsoft Office, tiene un primer puesto indiscutido en Word como herramienta para el ejercicio profesional.
Excel y Powerpoint, según las particularidades de cada abogado, van un escalón atrás, pero adelante de los menos usados Publisher y Access.
Claro que lo anterior ignora un programa poco conocido, que fácilmente podría pasar por "relleno", pero que en realidad es un auxiliar excelente para la actividad cotidiana del abogado: OneNote, una novedad aparecida en la versión previa de Office y consolidada en la suite 2007.
Como sugiere su nombre, el programa funciona como un cuaderno digital en el que pueden ordenarse notas de la forma en que a uno le plazca (fecha, cliente, asunto, etc.), copiarse imágenes y contenido de páginas web para una consulta posterior (con la posibilidad de que las imágenes se puedan tratar como texto para buscar palabras), linkear otros documentos, realizar gráficos a mano alzada, insertar audio y video, etc.
El programa trae una guía muy ilustrativa en el propio formato del OneNote, y pueden también revisarse diferentes recursos en internet: Compujurist, TabletPcLawyer, y el sitio oficial de Microsoft sobre el software.
Aunque el programa no se incluye sino en las versiones más caras de la suite (Enterprise y Ultimate), puede adquirirse por separado a un valor razonable.

martes, 30 de septiembre de 2008

Mensajes de Texto "Certificados"

En Abogados.com.ar, aparece la siguiente información en su entrada del 30 de septiembre:
"A partir de ahora, ya es posible en Argentina enviar cartas documentos por mensajes de texto certificados a través de los celulares. La empresa española Lleida.net presentó el primer servicio de envío de SMS certificado en la Argentina en el marco de la feria tecnológica Expo Comm.

El SMS Certificado puede ser utilizado para notificaciones urgentes con carácter de prueba frente a terceros. El servicio proporciona certificación del contenido y fecha de envío, mediante una copia certificada con acuse de recibo. Según la compañía este servicio equipara el envío de mensajes por SMS con la carta documento y la carta certificada.

El procedimiento para enviar estos mensajes es el siguiente: el usuario envía un mensaje a través de internet, el mensaje se envía mediante la interconexión con el operador de telefonía celular local y éste notifica a Lleida.net la entrega en el celular de destino recibido. La empresa genera un acuse de recibo y el tiempo, obteniendo un documento PDF firmado y sellado digitalmente.

En último lugar, este acuse de recibo es enviado al usuario por e-mail para que disponga del recibo firmado y sellado digitalmente que podrá ser utilizado posteriormente como prueba".

Antes de empezar a teclear, valen de todos modos algunas consideraciones, que se siguen del análisis de la página web de la empresa que desarrolla el sistema:
a. Todavía no está implementado en la Argentina, pero no visualizo inconvenientes tecnológicos en este punto.
b. Ciertamente más complicado es el efecto legal de esa notificación, donde no todo parece tan sencillo como en España, considerando las dificultades que la implementación de la firma digital ha tenido en el sector privado. Un buen ejercicio comparativo es en este punto analizar el dictamen del colega español, que aparece en el sitio web del creador del esquema.

En cualquier caso, bienvenida la novedad y esperemos que pueda -con efectos legales plenos- ser utilizada pronto en la Argentina.

domingo, 28 de septiembre de 2008

Razones Para Usar Word 2007 (Segunda Parte)


Continúo con la mención de las razones que justifican la adopción de Word 2007 para la práctica profesional.
En este caso, me referiré a una característica presente en todos los documentos, llamada metadata, que esencialmente es una "memoria digital" de quién dijo que en cada versión, otras propiedades del documento (autor, y otros datos internos del documento).
Abundan las anécdotas sobre problemas originadas en la metadata del documento "obviada" al enviarlo a la contraparte, y las "incomodidades" que se siguen por ejemplo del conocimiento de los comentarios y marcas de revisiones luego aparentemente eliminadas de la versión final.
Menor, pero no menos vergonzante, "subirse" a un documento preparado para un colega y adaptarlo, pero sin modificar la propiedad de su autoría.
Para evitar estos inconvenientes, Word 2007 contiene la función Inspeccionar documento en el Menú Office, cuyo uso debería convertirse en rutina del manejo de documentos por el profesional.
Finalmente, para aquéllos que se sientan perdidos con la nueva interfaz, y no puedan encontrar rápidamente el camino, existen disponibles en internet diferentes recursos para "adaptarse". Este es un ejemplo, que aunque en inglés, es muy sencillo de seguir.
En una próxima entrada, sugerencias de personalización para trabajar con mayor velocidad en Word 2007.

jueves, 11 de septiembre de 2008

Online Storage and Backup

Nada nuevo diría al subrayar la importancia de la seguridad de los documentos y su supervivencia en caso de problemas de hardware, o pérdida de datos por cualquier motivo (incluyendo la nada infrecuente sustracción de notebooks o equipos portátiles).
La necesidad de previsión, junto a la mayor complejidad que se sigue de la cada vez más frecuente utilizaciòn de diferentes equipos (PCs de escritorio, notebooks, etc.), hace que internet (con la libertad que significa poder acceder a los datos desde casi cualquier lugar) sea la alternativa lógica para considerar a la hora de recurrir a servicios externos para el backup o almacenamiento de datos.
Aunque las opciones para los usuarios actuales son múltiples, la elección resulta particularmente compleja, justamente por la cantidad de variantes existentes.
Las búsquedas de reviews tampoco son sencillas, ya que resulta a veces dudosa la imparcialidad de los informes.
Luego de mucho buscar y analizar alternativas, encontré un buen informe comparativo que luce imparcial y relevante para quien quiera saber más del tema.
Por mi parte, creo que la tendencia va cada vez más por servicios que no sólo permitan el almacenamiento de archivos, sino la posibilidad de acceso individual por internet y la posibilidad de visualizar datos de diferentes equipos. En esta línea, particular atención merecen las alternativas que ofrecen SugarSync y Jungle Disk.

sábado, 6 de septiembre de 2008

Razones Para Usar Word 2007 (Primera Parte)

Aunque Outlook es el programa más usado, pasa casi desapercibido por la preeminencia del procesador de textos como herramienta fundamental de trabajo del abogado. Así pues intentarè explicar porqué Word 2007 tiene mejoras que justifican su incorporaciòn al estudio jurìdico.
Déjenme inicialmente advertir que, ciertamente, ha habido muchas resistencias a Word 2007, se basaban fundamentalmente en las dificultades de adaptación, atento al sustancial cambio de interfaz y contenido del menú del programa. En este aspecto, las críticas son certeras, y realmente usar Word 2007 es como comenzar de nuevo con un procesador de textos. Pero no me parece que ello, que es en rigor afirmar que hay una curva de aprendizaje más extensa, sea suficiente para no percibir las mejoras del programa.
Como un usuario desde hace 18 meses, y que continúa en algunos casos ocasionalmente utilizando Word 2003, puedo afirmar que pronto se incorporan las más intuitivas características de Word 2007, y se olvidan las más lentas rutinas de Word 2003.
Pero existe una característica en Word 2007, que de suyo justifica su adopción, y es la notable mejora en la funcionalidad de comparación de documentos. Quienes usan Word 2003, padecen una herramienta muy rudimentaria para la comparación de versiones, que entre otros horrores muestra como cambios a los movimientos de texto. La nueva versión del procesador de texto hace las cosas como se debe en este aspecto, y genera resultados equivalentes a software especializado en la comparación de documentos. Se incluye en esta tarea la posibilidad de un triple panel de vista con el documento original, el modificado y la comparaciòn, que resulta muy cómodo para el seguimiento de los cambios.
Casi huelga decir que para buena parte de los abogados corporate, la comparación de versiones, y la posibilidad de combinar eficientemente cambios en las mismas, es un must.
Hay otras mejoras relevantes para el trabajo cotidiano, pero las trataré en una próxima entrada.

lunes, 1 de septiembre de 2008

Hasta la Vista, Baby: Razones para Quedarse con XP

He sido uno de los primeros usuarios de Windows Vista en sus versiones finales, tanto la personal (Home Premium) como la profesional (Business). Si bien en el terreno de las PCs personales Vista presenta algunas ventajas sobre XP (contando, por supuesto, con PCs suficientemente equipadas), en el terreno profesional Vista no pasa el test de costo-beneficio para justificar un upgrade de sistema operativo.
Existen numerosos artículos en internet que analizan el tema (basta "googlear" Vista vs XP para darse cuenta de ello), no todos útiles para el segmento profesional, para el que sí es ilustrativa esta nota. Las conclusiones coinciden en buena medida con mi experiencia personal, y las conversaciones con profesionales de sistemas, y en lo más relevante para estudios jurídicos, pueden sintetizarse del siguiente modo:
  • Vista requiere hardware notable más potente que XP, lo que hace que la inversión en software resulte menos atractiva. XP, particularmente luego del SP3, que ha mejorado incluso la velocidad del siempre más rápido XP.
  • Menos problemas de compatibilidad en hardware y software, inicialmente un gran obstáculo para implementar Vista, reducido con el paso del tiempo, aunque subsisten programas que son incompatible con Vista, sin soporte del desarrollador que, por supuesto, prefiere vender nuevas versiones (casos concretos para abogados: Timeslips y Adobe Acrobat Professional, que sólo corren en las nuevas versiones en Vista.
A ello podemos sumar que, para usar Office 2007 (de cuya utilidad para el ámbito profesional nos ocuparemos en una próxima entrada), XP SP3 es totalmente compatible. Por otro lado, algunas mejoras importantes de Vista (como la función búsqueda de archivos), se han extendido a XP sin cargo adicional (Windows Search, que reemplaza el "perro" de Desktop Search de versiones anteriores, totalmente inusable).
Y, finalmente, para aquellos que les atrae la interfaz gráfica de Vista, existen aplicaciones que "disfrazan" XP para asemejarlo a Vista. Basta "googlear" Vista Emulation y darse algo de maña. Vista prometía mucho más de lo que finalmente entregó, será cuestión de esperar si la próxima versión de SO (circa 2010), justifica una actualización. Entre tanto, hasta la Vista, Baby!

domingo, 31 de agosto de 2008

Mensaje de Bienvenida y Objetivos del Blog

Aunque en mi otro blog he tratado en varias oportunidades cuestiones relacionadas con la tecnología aplicada al ejercicio profesional, me pareció oportuno focalizar estas cuestiones en un blog separado, totalmente dedicado a cómo la tecnología puede ayudarnos a:
  • Mejorar la administración general del estudio jurídico
  • Hacer más cosas en menos tiempo
  • Prestar un mejor servicio a los clientes
  • Tener más tiempo disponible para nosotros y nuestras familias
No es, por cierto, un conjunto de "recetas" para "facturar más", aunque ciertamente muchas de las cuestiones que trataremos aquí presentan eficiencias para la actividad profesional que pueden traducirse en ingresos adicionales.
Tampoco, una revisión de productos o servicios disponibles en abstracto, sino en todo caso pensando en usos concretos para estudios jurídicos pequeños o medianos en estructura, pero dispuestos a dar pelea para dar un servicio " a lo grande".
Los que me conocen fuera del ámbito jurídico, saben que he sido siempre un early adopter en las cuestiones tecnológicas, y que considero a la tecnología como una palanca importante en la estrategia competitiva del mercado legal. Espero pues que resulte una herramienta útil para una mejor práctica profesional, y su consecuencia deseable, una mejor calidad de vida personal.